Sąskaitos faktūros

Nuo juodraščio iki išrašytos sąskaitos

Sąskaita pradedama juodraščiu. Kol ji juodraštis, galima keisti viską: pirkėją, eilutes, datas, valiutą, PVM tarifą. Paspaudus "Išrašyti" sistema priskiria numerį iš pasirinktos serijos, sugeneruoja PDF ir dokumentą užrakina.

Nuo to momento sąskaitos turinys nebesikeičia. Tai ne apribojimas dėl apribojimo: išrašytas dokumentas jau iškeliavo pas pirkėją ir pateko į PVM registrą, todėl tyliai pataisyta suma reikštų, kad jūsų apskaita ir kliento apskaita rodo skirtingus skaičius. Klaidos taisomos kreditine sąskaita, kaip ir turi būti.

Jei vis dėlto reikia pamatyti, kas ir kada keitėsi, kiekviena sąskaita turi versijų istoriją. Bet kurią ankstesnę versiją galima atsisiųsti PDF formatu arba atstatyti.

Numeracijos serijos

Serijų galite turėti kelias: viena pardavimams, kita išankstinėms sąskaitoms, trečia kreditinėms. Kiekviena turi savo prefiksą, formatą ir skaitiklį, o sistema pati pasiūlo kitą laisvą numerį ir įspėja, jei toks numeris jau užimtas.

Jei perkeliate apskaitą iš kitos sistemos ir norite tęsti seną numeraciją, skaitiklį galima nustatyti nuo bet kurio skaičiaus.

Išankstinės, kreditinės ir avansai

Visas pardavimo dokumentų ciklas yra vienoje vietoje:

• Išankstinė sąskaita turi atskirą seriją ir nepatenka į pajamas. Kai pirkėjas apmoka, ji vienu paspaudimu virsta galutine sąskaita, o ryšys tarp abiejų lieka matomas.
• Kreditinė sąskaita kuriama iš originalo, todėl eilutės ir sumos persikelia pačios. Jums lieka pakeisti tai, kas keičiasi.
• Avansai apskaitomi atskirai, o avanso grąžinimas turi savo veiksmą, ne rankinį įrašą.
• Dublikatas paima bet kurią seną sąskaitą ir padaro iš jos naują juodraštį. Kas mėnesį tam pačiam klientui išrašoma sąskaita užtrunka kelias sekundes.

Kaip sąskaita atrodo ir kaip iškeliauja

PDF šablonų yra šeši, jie pasirenkami nustatymuose, o logotipą įkeliate vieną kartą. Jei įkeliate SVG, sistema iš jo pasidaro ir PNG versiją, kad sąskaita normaliai atrodytų ir el. laiške, kuris vektorinės grafikos nemoka piešti.

Sąskaitą galima atsisiųsti arba išsiųsti tiesiai pirkėjui. Išsiųstą laišką matote sąskaitos istorijoje kartu su tuo, ar jis buvo atidarytas, todėl į klausimą "ar tikrai gavote" atsakoma nespėliojant.

Dokumento kalba nustatoma atskirai nuo sąsajos kalbos. Jūs galite dirbti lietuviškai, o užsienio klientui išrašyti sąskaitą angliškai. Keičiasi ne tik antraštės, bet ir laiško tekstas.

Pirkėjo rekvizitai be perrašinėjimo

Pradėjus rašyti pirkėjo pavadinimą, sistema jį suranda Lietuvos juridinių asmenų registre ir užpildo kodą, PVM kodą bei adresą. Jei įmonė likviduota ar išregistruota iš PVM mokėtojų, tai pamatysite iš karto, o ne po ketvirčio.

ES pirkėjo PVM kodas papildomai tikrinamas VIES sistemoje. Tai dvi nepriklausomos patikros, ir jos atsako į skirtingus klausimus: registras pasako, kas yra ta įmonė, o VIES pasako, ar jos PVM kodas galioja šiandien. Jei VIES neatsako, taip ir parašoma, nes neveikianti sistema nėra tas pats, kas negaliojantis kodas.

Apmokėjimai

Apmokėjimą galima pažymėti ranka arba leisti jam ateiti iš banko išrašo. Dalinis apmokėjimas palaikomas, likutis skaičiuojamas pats, o vėluojančios sąskaitos atsiranda atskirame sąraše ir apžvalgos ekrane.

Kiekvienas apmokėjimas sukuria įrašą didžiojoje knygoje, todėl pinigų judėjimas ir apskaita nesiskiria.