Komandiruotės

Kodėl tam reikia atskiro modulio

Komandiruotė nėra viena išlaida. Tai sprendimas prieš kelionę, dienpinigiai pagal normas, kvitai kelete valiutų, avanso apyskaita po jos, skola darbuotojui ir galiausiai eilutė metinėje deklaracijoje.

Daugumoje sąskaitų programų tai daroma taip: suskaičiuojama Excel, parašoma sprendimo forma Word dokumente, o į apskaitą įvedama viena bendra suma. Tada po metų niekas nebeatsimena, kaip ji gauta.

Balanso tai laiko vienu objektu, kuris turi savo dokumentus, savo pinigus ir savo pabaigą.

Dienpinigiai

Normos yra Vyriausybės nutarimo Nr. 526 normos, 148 šalims. Jos nėra įvestos ranka į kiekvieną komandiruotę ir nėra išbarstytos po kodą: tai duomenų failas, kurį pakeitus pasikeičia visos būsimos komandiruotės.

Kelionė aprašoma atkarpomis: šalis, miestas, datos. Jei per vieną komandiruotę aplankote tris šalis, kiekviena diena gauna tos šalies normą, o ne vidurkį. Keliems miestams, kuriems nustatyta atskira norma, ji pritaikoma automatiškai.

Suskaičiuotus dienpinigius matote ne kaip vieną sumą, o kaip dienų sąrašą su paaiškinimu, kodėl tokia norma. Tai tas pats skaičius, kuris paskui atsiduria apskaitoje ir dokumentuose.

Atskirai verta pasakyti, ko čia nėra. Dienpinigiai nemažinami dėl to, kad maitinimas buvo įskaičiuotas į viešbučio kainą. Nutarimas Nr. 99 kalba tik apie išlaidų atskaitymą ir tokio sumažinimo nenumato, todėl sistema jo nedaro.

Sprendimas ir avanso apyskaita

Komandiruotės sprendimas sugeneruojamas PDF formatu su savo numeracija. Jį pasirašo vadovas arba narių susirinkimas, priklausomai nuo to, kaip nustatyta įmonės nustatymuose. Dokumentas visada lietuviškas, nes jo adresatas yra Lietuvos mokesčių administratorius.

Avanso apyskaita paruošiama uždarant komandiruotę. Ji surenka dienpinigius ir visas išlaidas, suformuoja apskaitos įrašą ir gauna savo numerį. Jei kažką reikia pataisyti, komandiruotę galima atidaryti atgal, ir tada įrašai storno būdu atsukami, o ne ištrinami.

Kvitai iš kelionės

Kvitą galima įkelti telefonu iš karto kelionėje, nurodžius, kad jis priklauso šiai komandiruotei. Toliau svarbu, koks tai kvitas.

Užsienyje gautas kvitas patenka į komandiruotės išlaidas visa suma. Užsienio PVM Lietuvoje neatskaitomas, todėl jį skaidyti nėra prasmės ir į i.SAF jis nepatenka.

Lietuviška PVM sąskaita faktūra tampa įprastu pirkimu su atskaitomu PVM ir kartu prisiriša prie komandiruotės. Taip tas pats dokumentas atsiduria ten, kur jam priklauso abiem požiūriais.

Nakvynė užsienyje niekada nėra atvirkštinis apmokestinimas. Tai dažna klaida, ir sistema jos nedaro.

Komandiruotė kaip byla

Prie komandiruotės prisega ne tik kvitai. Skrydžio bilietai, viešbučio patvirtinimai, sienos kirtimo įrodymai ir kiti popieriai, kurių niekam nesiunčiate, bet turite turėti, gyvena toje pačioje vietoje.

Keliautojas gali pažymėti, kad daugiau kvitų nebus, o šalia matomas sąrašas to, ko dar trūksta. Jis nieko neblokuoja, tik primena.

Pinigai

Komandiruotės metu padarytos išlaidos iš įmonės kortelės atpažįstamos banko išraše: išmoka kelionės metu į kelionės kryptį pasiūloma priskirti komandiruotei.

Tai, ką keliautojas išleido savo pinigais, lieka įmonės skola jam. Grąžinimą Balanso ne atlieka, o užrašo: puslapis parodo sumą, sąskaitos numerį ir mokėjimo paskirtį, kurią suvedate savo banke, o paskui pažymite, kad sumokėta. Dalinis grąžinimas galimas.

Jei pervedimą pamatys banko išrašas, skola užsidarys iš ten, ir dvigubo įrašo neatsiras. Keliautojas atpažįstamas pirmiausia pagal jo banko sąskaitos numerį, tad kitas žmogus tokia pačia pavarde niekada nebus palaikytas juo.

Kas kaip apmokestinama

Čia yra vieta, kur dauguma suklysta, todėl verta paaiškinti.

Darbuotojas vyksta į komandiruotę taip, kaip ją apibrėžia Darbo kodeksas, ir jo dienpinigiai neapmokestinami pagal GPMĮ 17 straipsnį.

Mažosios bendrijos narys vyksta į komandiruotę taip, kaip ją apibrėžia Pelno mokesčio įstatymas. Dėl to darbuotojams rašyta 50 procentų atlyginimo riba jam negalioja. Tai patvirtinta ir VMI paaiškinime.

Žmogus, kuris nėra nei vienas, nei kitas, į komandiruotę apskritai nevyksta. Tai, kas jam sumokama, yra jo atlygio dalis ir deklaruojama kitu kodu, o jo išlaidos atskaitomos tik tuo atveju, jei taip parašyta sutartyje.

Sistema šį skirtumą fiksuoja komandiruotės kūrimo metu ir nuo jo priklauso kiekvienas sakinys ekrane, pastaba dokumente ir stulpelis deklaracijoje. Svarbu tai, kad įšaldoma būsena kūrimo dieną: pakeitus žmogaus duomenis vėliau, jau išrašyta komandiruotė nepersirašo.

Vieno dalyko Balanso netikrina ir apie tai pasako atvirai: darbuotojo dienpinigių 50 procentų atlyginimo ribos. Ji priklauso nuo to mėnesio atlyginimo, o darbo užmokesčio modulis dar nebaigtas, todėl sistema tos ribos kol kas neskaičiuoja ir jos nekontroliuoja.

GPM312

Metinėje išmokų deklaracijoje dienpinigiai turi savo kodą. Balanso paruošia tas eilutes, kurias gali užpildyti: asmens kodą, vardą, klasę, kodą ir sumą, ir atiduoda jas CSV formatu su laukų numeriais.

Visos deklaracijos tai nepakeičia, nes atlyginimų, dividendų ir kitų išmokų sistema nežino. Ekrane taip ir parašyta, kad nekiltų įspūdis, jog deklaracija paruošta.