Auditas ir sauga

Audito žurnalas

Apskaitos sistemos vertė priklauso nuo to, ar ja galima pasitikėti praėjus metams. Todėl kiekvienas veiksmas užrašomas: kas, ką, kada ir iš kur pakeitė, su senomis ir naujomis reikšmėmis.

Įrašai yra nekeičiami. Ne ta prasme, kad programa jų nekeičia, o ta, kad duomenų bazė atmeta bandymą juos pakeisti, ištrinti ar išvalyti lentelę. Programos klaida čia nieko nepadaro.

Be to, kiekvienos įmonės įrašai sujungti į grandinę: kiekvienas naujas įrašas turi ankstesniojo maišą. Pakeitus vieną įrašą viduryje, grandinė nutrūksta. Kas naktį ji patikrinama automatiškai, o reguliariai pasirašoma ir išsaugoma atskirai, kad būtų galima parodyti, jog tam tikra būsena egzistavo tam tikrą dieną.

Praktinė to nauda paprasta: į klausimą "kas pakeitė šitą sumą" atsakoma tiksliai, o ne spėjant.

Vienas veiksmas, vienas įrašas

Išsaugotas pirkimas iš tikrųjų sukuria kelis įrašus: patį pirkimą, apskaitos operaciją, jos eilutes ir kartais naują sąskaitų plano sąskaitą. Žurnale jie sujungiami į vieną įvykį, kurio šaknis yra dokumentas.

Tai skiriasi nuo daugumos žurnalų, kuriuos apskritai neįmanoma skaityti, nes vienas mygtuko paspaudimas juose virsta dvylika eilučių.

Kas ką gali

Komandos narys turi vieną iš teisių lygių. Peržiūrintis negali įrašyti nieko, narys dirba kasdienį darbą, bet nekeičia įmonės nustatymų, administratorius keičia ir juos.

Svarbu, kad ta pati riba galioja visur: ekrane, per API ir per asistentą. Jos nėra atskirai kiekvienoje vietoje, todėl neatsiranda situacijos, kai per vieną kelią galima tai, ko negalima per kitą. Mygtukas, kurio paspaudimas baigtųsi klaida dėl teisių, tiesiog nerodomas.

Prisijungimas

Prisijungti galima slaptažodžiu, per Google, Apple ar Microsoft paskyrą, arba prieigos raktu, kai vietoj slaptažodžio naudojamas piršto atspaudas, veidas ar įrenginio PIN. Papildomai galima įjungti dviejų veiksnių patvirtinimą.

Kur laikomi duomenys

Serveriai yra Europos Sąjungoje. Atsarginės kopijos daromos kasdien, o dokumentų failai saugomi dviejose vietose vienu metu.

Įkelto failo Balanso niekada neatiduoda taip, kaip jį pavadino įkėlėjas. Naršyklėje rodomi tik PDF, paveikslėliai ir paprastas tekstas, o visa kita atiduodama parsisiuntimui. Priežastis techninė, bet svarbi: priešingu atveju įkeltas failas galėtų būti paleistas kaip programa mūsų pačių adrese.

Dokumentų netriname. Net panaikintas įrašas palieka failą vietoje, nes apskaitos dokumentas turi išlikti ilgiau nei sprendimas jo nerodyti sąraše.