Pirkimai ir kvitai

Trys keliai, kuriais dokumentas patenka į sistemą

Pirkimo dokumentą galima įkelti ranka, bet tai lėčiausias būdas iš trijų.

Telefonu. Kvitą nufotografuojate iš karto parduotuvėje ar degalinėje. Popierius vėliau gali dingti, o įrašas lieka.

El. paštu. Kiekviena įmonė gauna savo adresą dokumentams. Tiekėjo atsiųstą sąskaitą tiesiog persiunčiate į jį, ir ji atsiranda peržiūros sąraše. Adresą galima išsisaugoti telefone kaip kontaktą, o jei kada nors prireiks pakeisti, jis pergeneruojamas.

Įkėlimu. PDF, nuotrauka, keli failai iš karto.

Kad ir kuriuo keliu dokumentas ateina, toliau vyksta tas pats.

Ką sistema perskaito

Iš dokumento atpažįstamas tiekėjas, dokumento numeris, data, eilutės, sumos, PVM tarifas ir valiuta. Tiekėjas sutikrinamas su registru, todėl jo kodas ir PVM kodas atsiranda patys.

Toliau dokumentas koduojamas: kiekvienai eilutei parenkama išlaidų kategorija, sąskaitų plano sąskaita ir PVM klasifikatoriaus kodas. Siūlymas remiasi ne bendra taisykle, o tuo, kaip tą patį tiekėją kodavote anksčiau. Jei iš to paties tiekėjo perkate kas mėnesį, po kelių kartų taisyti nebereikia beveik nieko.

Prieš išsaugant patikrinami du dalykai, kurių ranka niekas netikrina: ar toks dokumentas jau nėra įvestas, ir ar data patenka į dar neuždarytą laikotarpį. Dublikatas yra dažnesnis, nei atrodo, nes ta pati sąskaita ateina ir el. paštu, ir popieriuje.

Peržiūra ir patvirtinimas

Atpažintas dokumentas nepatenka į apskaitą savaime. Jis laukia peržiūros sąraše, kur matote, ką sistema suprato, ir taisote tai, ką ji suprato ne taip. Patvirtinus dokumentas virsta pirkimu, PVM registro įrašu ir įrašu didžiojoje knygoje.

Jei atpažinimas nepavyko, dokumentą galima paleisti iš naujo, konvertuoti į kitą tipą arba atmesti. Pats failas niekur nedingsta: jis lieka prisegtas prie įrašo ir atidaromas iš dokumento kortelės.

Kai pirkinį apmokėjo žmogus savo pinigais

Dažnas atvejis mažoje įmonėje: vadovas nusipirko kažką savo kortele. Tokiame pirkime nurodomas mokėtojas, ir tada įsiskolinimas atsiranda ne tiekėjui, o tam žmogui. Jo kortelėje matote, kiek įmonė jam skolinga, o grąžinus pinigus skola uždaroma.

Tai ta pati sąskaita, kurioje kaupiasi ir komandiruotpinigiai, todėl visa įmonės skola darbuotojui matoma vienoje vietoje.

Turtas, projektai ir žymos

Jei pirkinys yra ilgalaikis turtas, pirkimą galima paversti turto kortele vienu veiksmu, ir nusidėvėjimas pradedamas skaičiuoti nuo ten.

Kiekvienam pirkimui galima priskirti projektą ir žymas. Projektas turi finansinę prasmę ir dalyvauja ataskaitose, o žymos yra laisvas tvarkymo būdas, kuris kerta dokumentų tipus: ta pati žyma gali būti ir ant pardavimo, ir ant pirkimo.